Tietosuoja & rekisterit

Tietosuojalauseke

HENKILÖKOHTAISTEN TIETOJEN KÄSITTELY & KERÄÄMINEN

Tämä lauseke on päivitetty viimeksi 7.6.2018.

VASTUU

Huutokauppa Helander ja sen omistava Yesterdays Finland Oy (yhdessä ”Huutokauppa Helander”) kuuluvat EU:n uuden tietosuojasäännöstön (GDPR) määräysten alaisuuteen. Helander noudattaa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä henkilötietolakia sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä. Asiakastietojen hallinnoijana Huutokauppa Helander on vastuussa käyttäjien asiakastiedoista, joita se säilyttää asiakastietojärjestelmissään.

Henkilötietoja voidaan jakaa muiden konserniin kuuluvien yritysten, tai yhteistyössä Huutokauppa Helanderin kanssa toimivien yritysten, kuten kuljetusyritysten kanssa.

Huutokauppa Helander ei kerää käyttäjiin liittyviä henkilötietolain (523/1999) tarkoittamia arkaluonteisia henkilötietoja.

PERIAATTEET

Huutokauppa Helander on sitoutunut yksityisyytesi suojaamiseen. Käytämme henkilökohtaisia tietojasi ainoastaan käyttäjätilisi ylläpitoon sekä meiltä pyytämiesi palveluiden ja tiedonantojen toimittamiseen. Helander sitoutuu kunnioittamaan ja suojaamaan henkilötietojasi ja henkilökohtaista koskemattomuuttasi sovellettavien lakien, teollisuuden sääntöjen ja muiden asiaankuuluvien standardien mukaisesti.

Jotta saisit paremman kuvan siitä, miten käsittelemme sinua koskevia tietoja, esitämme alla periaatteemme henkilötietojen käsittelyssä.

Asiakkaan kanssa solmittuun tai suoritettavaan sopimukseen perustuva henkilötietojen käsittely- ja yhteydenottoperuste

Helander kerää ja tallentaa meille antamiasi henkilötietoja:

• kun teet toimeksiantosopimuksen Helanderin kanssa asetaaksesi kohteen myytäväksi
• kun rekisteröidyt asiakkaaksemme verkkosivustollamme tai asiakaspalvelussa tehdäksesi tarjouksia
• kun varaat tai lunastat huutonumeron osallistuaksesi huutokauppaan
• kun jätät ennakko- tai puhelintarjouksen verkkosivustollamme, asiakaspalvelussa, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai henkilökuntamme jäsenelle
• kun teet jonkin muun sopimuksen Helanderin kanssa

Tietojasi käsitellään ja sinuun saatetaan olla yhteydessä yllä mainituissa tilanteissa, jotta pystymme saattamaan kanssasi tehdyn sopimuksen loppuun saakka.

Legitimate interest (oikeutettu etu) käsittely- ja yhteydenottoperusteena

Sähköpostiosoitettasi, jonka annat meille esimerkiksi käyttäjätunnuksen rekisteröinnin yhteydessä, täyttäessäsi jonkin Helanderin lomakkeista joko verkkosivuillamme tai paperisena, solmiessasi toimeksiantosopimusta esineistön myyntiin liittyen tai solmiessasi jotain muuta sopimusta Helanderin kanssa, käytetään tärkeän tiedon jakamiseen. Sinuun saatetaan olla yhteydessä tämän perusteella esimerkiksi silloin, kun ehdoissamme on tapahtunut muutoksia, haluamme kutsua sinut tärkeisiin tapahtumiin, tiedottaaksemme sinulle tärkeistä asioista tai tunnistaaksemme sinut asiakaspalvelussa.

Eri tilanteissa asiakaspalvelullemme annetut tiedot saatetaan tallentaa, jotta voimme palvella sinua jatkossa paremmin.

Saatamme tallentaa IP-osoitteesi esimerkiksi verkkosivuillamme suoritettavan kyselyn yhteydessä.

Asiakkaalta saatu lupa käsittely- ja yhteydenottoperusteena

Sähköpostiosoitettasi käytetään vain uutiskirjeiden ja muiden suoramarkkinointimateriaalien jakeluun, jos olet antanut tähän nimenomaisen suostumuksen rekisteröintiprosessin aikana tai muussa yhteydessä. Voit aina peruuttaa antamasi suostumuksen tai muokata siihen liittyviä osioita sähköpostien tilausasetukset -sivuilla. Pääset näille sivuille Helanderin sinulle lähettämien sähköpostiviestien kautta.

Lähetämme sinulle myös tietoja jättämistäsi tarjouksista sekä niihin liittyvistä muutoksista ja tuloksista.

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen käsittely- ja yhteydenottoperusteena

Esineiden myyntiin liittyvät henkilökohtaiset tiedot ja pankkitilitiedot tallennetaan asiakastietojärjestelmään lain mukaisesti, jotta voimme maksaa myynnistä mahdollisesti saamasi tuotot pankkitilillesi. Helander tekee yhteistyötä Suomen ja EU:n lainvalvontaviranomaisten kanssa ja voi tarvittaessa antaa tietoja asianomaisille viranomaisille.

Tiloissamme suoritetaan kameravalvontaa, ja tallennettua materiaalia prosessoidaan turvallisen työympäristön tarjoamiseksi henkilökunnallemme ja suojellaksemme asiakkaita sekä heidän omaisuuttaan. Tässä yhteydessä tallennettua materiaalia voidaan luovuttaa lainvalvontaviranomaiselle lakiin perustuvien velvotteiden noudattamiseksi.

TIETOTURVA & HENKILÖTIETOJEN KIELTO-, KORJAAMIS- JA TARKASTUSOIKEUS

Huutokauppa Helander järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti, pyrkien asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Huutokauppa Helanderin henkilörekisterien suojauksen periaatteet on kuvattu tarkemmin kutakin rekisteriä koskevassa rekisteriselosteessa. Huutokauppa Helander ei kuitenkaan voi taata täydellistä tietoturvaa. Käyttäjä vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.

Henkilötietojen käytöstä kerrotaan tarkemmin Huutokauppa Helanderin rekisteriselosteessa. Käyttäjällä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat itseään koskevat tiedot henkilötietolain mukaisesti. Ohjeet kielto-, korjaamis- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ovat asianomaisessa rekisteriselosteessa.

OMIEN TIETOJEN MUUTTAMINEN

Voit milloin tahansa pyytää nähtäväksesi sinusta kerättyjä tietoja, estää henkilötietojesi käytön markkinointi- ja tiedoitustarkoituksiin, pyytää väärien tietojen korjaamista ja joissain tapauksissa tietojesi poistamista, henkilötietolain mukaisesti. Ohjeet kielto-, korjaamis- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ovat asianomaisessa rekisteriselosteessa.

Mikäli sinulla on jotain henkilötietoihisi liittyvää kysyttävää, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse lähettämällä viestiä osoitteeseen tietosuoja@huutokauppahelander.com tai soittamalla asiakaspalveluumme.

Estääksesi henkilötietojesi käytön markkinointi- ja tiedoitustarkoituksessa, peruaksesi uutiskirje- tai blogitilauksesi tai muokataksesi näitä tietoja, tulee sinun mennä sähköpostien tilausasetukset -sivulle. Pääset näille sivuille Helanderin sinulle lähettämien sähköpostiviestien kautta.

EVÄSTEKÄYTÄNTÖMME

Huutokauppa Helander kerää sivuston käytöstä tietoa evästeiden avulla. Huutokauppa Helander käyttää kerättyä tietoa sivuston käyttökokemuksen parantamiseen, palveluiden kehittämiseen, kävijämittaukseen sekä sisältösuositteluun ja palveluiden personointiin.

Eväste on tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Evästetiedosto sisältää nimettömän tunnistetiedon, jota käytetään palveluissa ja sovelluksissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen. Evästeet voivat säilyä käyttäjän koneella siihen saakka, kunnes ne poistetaan. Evästeiden perusteella ei voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää.

Huutokauppa Helanderin verkkosivustolla voidaan käyttää niin sanottuja yhteisöliitännäisiä, joiden avulla käyttäjä voi esimerkiksi jakaa valitsemaansa sisältöä sosiaalisen median palveluihin. Facebook, Twitter, Google, Instagram, WhatsApp ja muut vastaavat palveluntarjoajat voivat kerätä tietoa omien, kulloinkin voimassaolevien käyttöehtojensa mukaisesti.

Huutokauppa Helanderin markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yesterdays Finland Oy / Huutokauppa Helander (jäljempänä ”Huutokauppa Helander”)

Y-tunnus: 2455636-1

Hernepellonkuja 8–10, 00560 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

asiakaskoordinaattori Minna Juhala

Yesterdays Finland Oy / Huutokauppa Helander

Hernepellonkuja 8–10, 00560 Helsinki

puh. 044 7455 075

info@huutokauppahelander.com

3. Rekisterin nimi

Huutokauppa Helanderin markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Huutokauppa Helanderin yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja tiedotus.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön yksilöintitiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiointikieli. Rekisteriin voidaan tallentaa myös muita mainonnan ja markkinoinnin kannalta merkittäviä tietoja, kuten asiakkaan ilmoittamia kiinnostuksen kohteita.

Tiedot säilytetään, kunnes asiakas toisin toivoo, ellei poistopyyntö ole ristiriidassa perustuslain tai muun lain kanssa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat yksilöintitiedot saadaan asiakkaalta itseltään mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas vapaaehtoisesti luovuttaa tietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille eikä kolmansille osapuolille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. HubSpot -järjestelmän palvelinten, joilla rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

8.1 Sähköisesti tallennetut tiedot

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

8.2 Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

9 Rekisteröidyn oikeudet

9.1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Huutokauppa Helanderin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yesterdays Finland Oy / Huutokauppa Helander (jäljempänä ”Huutokauppa Helander”)

Y-tunnus: 2455636-1

Hernepellonkuja 8–10, 00560 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

asiakaskoordinaattori Minna Juhala

Yesterdays Finland Oy / Huutokauppa Helander

Hernepellonkuja 8–10, 00560 Helsinki

puh. 02 900 31950

info@huutokauppahelander.com

3. Rekisterin nimi

Huutokauppa Helanderin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

– sopimus tai tarjous, jossa rekisteröity on osapuolena

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Huutokauppa Helanderin yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja laskutus. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön yksilöintitiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tilinumero ja pankkiyhteys, mahdollisten saatavien perinnän kannalta tarvittavat tiedot: y-tunnus / passin numero sekä Huutokauppa Helanderin sisäiseen käyttöön tarvittavat tiedot: asiakkaan ID (identification number = asiakasnumero) ja mahdolliset tunnukset salasanalla suojattuun palveluun. Rekisteriin voidaan tallentaa myös muita asiakassuhdetta koskevia tietoja ja tapahtumia.

Tiedot säilytetään, kunnes asiakas toisin toivoo, ellei poistopyyntö ole ristiriidassa perustuslain tai muun lain kanssa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat yksilöintitiedot saadaan asiakkaalta itseltään mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas vapaaehtoisesti luovuttaa tietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Auction Manager -järjestelmän palvelinten, joilla rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

8.1 Sähköisesti tallennetut tiedot

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

8.2 Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Rekisteri kuuluu salassapitovelvollisuuden piiriin.

9 Rekisteröidyn oikeudet

9.1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).