Personuppgifts-policy

MEDDELANDE OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

BEHANDLING OCH INSAMLING AV PERSONUPPGIFTER

Detta meddelande har senast uppdaterats 7.6.2018.

ANSVAR

Auktionshuset Helander och dess ägare Yesterdays Finland Oy (tillsammans ”Auktionshuset Helander”) omfattas av bestämmelserna i EU:s nya dataskyddsregelverk (GDPR). Vid insamling och behandling av personuppgifter följer Helander personuppgiftslagen samt annan tillämplig lagstiftning. I egenskap av administratör av kundinformation är Helander ansvarigt för användarnas kundinformation, som det sparar i sina kundinformationssystem.

Personuppgifter kan delas med andra företag som hör till koncernen eller med företag som har samarbete med Auktionshuset Helander, till exempel transportföretag.

Auktionshuset Helander insamlar inte sådana känsliga personuppgifter som avses i personuppgiftslagen (523/1999).

PRINCIPER

Auktionshuset Helander har förbundit sig att skydda din integritet. Vi använder din personliga information endast för administration av ditt användarkonto samt för att leverera de tjänster och tillkännagivanden som du bett av oss. Helander åtar sig att respektera och skydda dina personuppgifter och din personliga integritet i enlighet med tillämpliga lagar, industriregler och andra tillhörande standarder.

För att du ska få en bättre uppfattning om hur vi behandlar information om dig, presenterar vi våra principer för behandling av personuppgifter nedan.

Grund för behandling av personuppgifter och kontakt baserad på avtal som ingåtts med kunden eller avtal som fullgörs

Helander samlar in och sparar personuppgifter som du lämnat till oss:

• när du ingår ett uppdragsavtal med Helander för att bjuda ut ett objekt till försäljning
• när du registrerar dig som kund hos oss på vår webbplats eller i kundtjänsten för att lägga bud
• när du bokar eller löser in ett budnummer för att delta i en auktion
• när du lämnar ett förhands- eller telefonbud via vår webbplats, i vår kundtjänst, per e-post, per telefon, med en blankett eller till en medlem av vår personal
• när du ingår något annat avtal med Helander

Dina uppgifter behandlas och du kan bli kontaktad i ovan nämnda situationer för att vi kan slutföra avtalet som vi ingått med dig.

Legitimate interest (berättigat intresse) som grund för behandling och kontrakt

Din e-postadress, som du lämnat till oss till exempel i samband med registrering av användarnamn, när du fyller i någon av Helanders blanketter antingen på vår webbplats eller på papper, när du ingår ett uppdragsavtal för försäljning av föremål eller när du ingår något annat avtal med Helander, används för att dela viktig information. På grund av detta kan du bli kontaktad till exempel när det har skett ändringar i våra villkor, vi vill bjuda in dig till viktiga evenemang, för att informera dig om viktiga saker eller för att identifiera dig i kundtjänsten.

Uppgifter som getts till vår kundtjänst i olika situationer kan sparas för att vi ska kunna betjäna dig bättre i fortsättningen.

Vi kan spara din IP-adress till exempel i samband med enkäter på vår webbplats.

Kundens samtycke som grund för behandling och kontakt

Din e-postadress används endast för distribution av nyhetsbrev och annat direktmarknadsföringsmaterial, om du har gett ditt uttryckliga samtycke till detta under registreringsprocessen eller i något annat sammanhang. Du kan alltid återkalla ditt samtycke eller redigera delar av det via sidorna för prenumerationsinställningar. Du kommer till dessa sidor via e-postmeddelanden som Helander sänt dig.

Vi skickar dig också information om bud som du lagt samt om ändringar gällande dem och om resultat.

Iakttagande av lagstadgad skyldighet som grund för behandling och kontakt

Personliga uppgifter gällande försäljning av föremål och uppgifter om bankkonto sparas i kundinformationssystemet i enlighet med lagen, för att vi ska kunna betala eventuella försäljningsintäkter till ditt bankkonto. Helander samarbetar med brottsbekämpande myndigheter i Finland och EU och kan vid behov lämna information till behöriga myndigheter.

Våra lokaler har kameraövervakning och det sparade materialet bearbetas för att erbjuda vår personal en trygg arbetsmiljö och för att skydda våra kunder och deras egendom. Material som upptagits i samband med detta kan överlämnas till brottsbekämpande myndigheter för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

DATASÄKERHET & RÄTT ATT FÖRBJUDA, RÄTTA OCH GRANSKA PERSONUPPGIFTER

Auktionshuset Helander ordnar datasäkerheten i sin tjänst på ett allmänt godtagbart sätt och effektivt, med målet att genom tillbörliga tekniska lösningar hindra åtkomst för obehöriga till sina informationssystem. Sådana metoder är bland annat brandmurar, krypteringstekniker och säkra enhetsutrymmen. Principerna för skyddet av Auktionshuset Helanders personregister beskrivs närmare i registerbeskrivningen för respektive register. Auktionshuset Helander kan emellertid inte garantera fullständig datasäkerhet. Användaren ansvarar för att datasäkerheten i hans eller hennes eget informationssystem tillgodoses på tillbörligt sätt.

Närmare information om användningen av personuppgifter ges i Auktionshuset Helanders registerbeskrivning. Användaren har rätt att granska uppgifter om sig själv i registret i enlighet med personuppgiftslagen. Anvisningar för att utöva rätten att förbjuda användningen av personuppgifter, rätta personuppgifter och granska personuppgifter finns i respektive registerbeskrivning.

ÄNDRING AV UPPGIFTER

Du kan när som helst begära att få se uppgifter som insamlats om dig, hindra användningen av dina personuppgifter i marknadsförings- och informationssyfte, be att felaktiga uppgifter korrigeras och i vissa fall att dina uppgifter tas bort, i enlighet med personuppgiftslagen. Anvisningar för att utöva rätten att förbjuda användningen av personuppgifter, rätta personuppgifter och granska personuppgifter finns i respektive registerbeskrivning.

Om du har några frågor gällande dina personuppgifter, kan du kontakta oss per e-post genom att skicka ett meddelande till tietosuoja@huutokauppahelander.com eller genom att ringa vår kundtjänst.

För att hindra att dina personuppgifter används i marknadsförings- eller informationssyfte, för att säga upp din prenumeration på nyhetsbrev eller blogg eller för att ändra dessa uppgifter, ska du besöka sidan för prenumerationsinställningar. Du kommer till dessa sidor via e-postmeddelanden som Helander sänt dig.

VÅRA COOKIES

Auktionshuset Helander samlar in uppgifter om hur webbplatsen används med hjälp av cookies. Auktionshuset Helander använder de insamlade uppgifterna för att förbättra användarupplevelsen på webbplatsen, för utveckling av tjänster, för mätning av besökarantal samt innehållsrekommendationer och personalisering av tjänster.

En cookie är en fil som sparas i användarens webbläsare. Cookiefilen innehåller en anonym identifieringsuppgift som används i tjänster och applikationer för att specificera webbläsare och följa upp användningen av tjänster. Uppgifter som insamlats om användningen av tjänster används även för att producera riktade annonser eller riktat innehåll. Cookies kan sparas på användarens enhet ända tills de tas bort. En enskild användare kan inte identifieras utifrån cookies.

På Auktionshuset Helanders webbplats kan så kallade sociala insticksprogram användas. Med hjälp av dessa kan användaren till exempel dela utvalt innehåll på sociala medier. Facebook, Twitter, Google, Instagram, WhatsApp och andra motsvarande tjänsteleverantörer kan samla in uppgifter i enlighet med sina egna, vid var tid gällande användningsvillkor.

DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR AUKTIONSHUSET HELANDERS MARKNADSFÖRINGSREGISTER 

1. Personuppgiftsansvarig

Yesterdays Finland Oy / Auktionshuset Helander (nedan ”Auktionshuset Helander”)

FO-nummer: 2455636-1

Ärtåkersgränden 8–10, 00560 Helsingfors

2. Ansvarig person för registerärenden

kundkoordinator Minna Juhala

Yesterdays Finland Oy / Auktionshuset Helander

Ärtåkersgränden 8–10, 00560 Helsingfors

tfn 044 7455 075

info@huutokauppahelander.com

3. Registrets namn

Auktionshuset Helanders marknadsföringsregister 

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning för behandlingen av personuppgifter är personens medgivande (dokumenterat, frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt). Syftet med behandlingen av personuppgifter är Auktionshuset Helanders kontakt med kunder, upprätthållande av kundrelationen och information.

5. Registrets datainnehåll

Uppgifter som sparas i registret är uppgifter som identifierar en person: namn, telefonnummer, e-postadress och kontaktspråk. I registret kan även andra uppgifter som är av betydelse för annonsering och marknadsföring, till exempel intresseområden som kunden uppgett.

Uppgifterna sparas tills dess att kunden önskar något annat, om inte begäran om borttagning står i strid med grundlagen eller någon annan lag.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Identifierande uppgifter som sparas i registret fås av kunden själv, bl.a. genom meddelanden som sänds med webblanketter, per e-post, per telefon, via sociala medier och andra situationer där kunden frivilligt lämnar sina uppgifter.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt till tredje parter, utom att vid en betalningstransaktion sparar Paytrail IP-adressen, betalmetoden och betalningstidpunkten

Den personuppgiftsansvarige överför inte uppgifterna utanför EU eller EES.

8. Principer för skydd av registret

Vid behandlingen av registret iakttas noggrannhet och uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på tillbörligt sätt. Datasäkerheten i servrarna i HubSpot-systemet, där registeruppgifterna lagras, enheternas fysiska och digitala datasäkerhet sköts på ändamålsenligt sätt. Den personuppgiftsansvarige ser till att uppgifterna som sparats och serverbehörigheterna och andra kritiska uppgifter med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars befattningsbeskrivning detta ingår. Registret omfattas av sekretess.

8.1 Uppgifter som sparats elektroniskt

Uppgifterna samlas i databaser som är skyddade med brandmurar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast på förhand utsedda personer har åtkomst till dem. Registret omfattas av sekretess.

8.2 Manuellt material

Dokument som innehåller personuppgifter och som behandlas manuellt förvaras i låsta utrymmen och förstörs på tillbörligt sätt efter behandling. Registret omfattas av sekretess.

9 Den registrerades rättigheter

9.1. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Varje person i registret har rätt att granska vilka uppgifter om honom eller henne som sparats i registret och yrka att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller att en bristfällig uppgift kompletteras. Om personen vill granska vilka uppgifter som sparats om honom eller henne eller kräva att de rättas, ska begäran skickas per e-post till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be att den som framför begäran ska styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar till kunderna inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Andra rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter

En person i registret har rätt att be att hans eller hennes personuppgifter ska tas bort från registret (”rätt att bli bortglömd”). Den registrerade har även övriga rättigheter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning, som begränsning av behandlingen av personuppgifter i vissa fall. Förfrågningar ska skickas till den personuppgiftsansvarige per e-post. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be att den som framför begäran ska styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar till kunderna inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

DATASKYDDSBESKRIVNING FÖR AUKTIONSHUSET HELANDERS KUNDREGISTER

1. Personuppgiftsansvarig

Yesterdays Finland Oy / Auktionshuset Helander (nedan ”Auktionshuset Helander”)

FO-nummer: 2455636-1

Ärtåkersgränden 8–10, 00560 Helsingfors

2. Ansvarig person för registerärenden

kundkoordinator Minna Juhala

Yesterdays Finland Oy / Auktionshuset Helander

Ärtåkersgränden 8–10, 00560 Helsingfors

tfn 02 900 31950

info@huutokauppahelander.com

3. Registrets namn

Auktionshuset Helanders kundregister

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Rättsgrunden enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning för behandlingen av personuppgifter är

– personens medgivande (dokumenterat, frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt)

– ett avtal eller ett bud där den registrerade är part

Syftet med behandlingen av personuppgifter är Auktionshuset Helanders kontakt med kunder, upprätthållande av kundrelationen och fakturering. Uppgifterna används inte för automatiserade beslut eller profilering.

5. Registrets datainnehåll

Uppgifter som sparas i registret är sådana som identifierar en person: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktspråk, kontonummer och bankförbindelse, uppgifter som behövs för eventuell indrivning av fordringar: FO-nummer/passnummer och uppgifter som behövs för Auktionshuset Helanders interna bruk: kundens ID (identification number = kundnummer) och eventuella kod för lösenordskyddade tjänster. I registret kan även sparas andra uppgifter och händelser om kundrelationen.

Uppgifterna sparas tills dess att kunden önskar något annat, om inte begäran om borttagning står i strid med grundlagen eller någon annan lag.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Identifierande uppgifter som sparas i registret fås av kunden själv, bl.a. genom meddelanden som sänds med webblanketter, per e-post, per telefon, via sociala medier, via avtal och andra situationer där kunden frivilligt lämnar sina uppgifter.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt till tredje parter.

Den personuppgiftsansvarige överför inte uppgifterna utanför EU eller EES.

8. Principer för skydd av registret

Vid behandlingen av registret iakttas noggrannhet och uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på tillbörligt sätt. Datasäkerheten i servrarna i Auction Manager-systemet, där registeruppgifterna lagras, enheternas fysiska och digitala datasäkerhet sköts på ändamålsenligt sätt. Den personuppgiftsansvarige ser till att uppgifterna som sparats och serverbehörigheterna och andra kritiska uppgifter med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars befattningsbeskrivning detta ingår. Registret omfattas av sekretess.

8.1 Uppgifter som sparats elektroniskt

Uppgifterna samlas i databaser som är skyddade med brandmurar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast på förhand utsedda personer har åtkomst till dem. Registret omfattas av sekretess. 

8.2 Manuellt material

Dokument som innehåller personuppgifter och som behandlas manuellt förvaras i låsta utrymmen och förstörs på tillbörligt sätt efter behandling. Registret omfattas av sekretess.

9 Den registrerades rättigheter

9.1. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Varje person i registret har rätt att granska vilka uppgifter om honom eller henne som sparats i registret och yrka att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller att en bristfällig uppgift kompletteras. Om personen vill granska vilka uppgifter som sparats om honom eller henne eller kräva att de rättas, ska begäran skickas per e-post till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be att den som framför begäran ska styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar till kunderna inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

10. Andra rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter

En person i registret har rätt att be att hans eller hennes personuppgifter ska tas bort från registret (”rätt att bli bortglömd”). Den registrerade har även övriga rättigheter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning, som begränsning av behandlingen av personuppgifter i vissa fall. Förfrågningar ska skickas till den personuppgiftsansvarige per e-post. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be att den som framför begäran ska styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar till kunderna inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).